Kansallisarkiston tärkein tehtävä on varmistaa pääsy tietoon – Kansallisarkisto vastaa arkiston palveluista ja toimipaikoista käytyyn keskusteluun

Kansanedustajat Mari Holopainen ja Inka Hopsu nostavat puheenvuorossaan (julkaistu 2/2026) tärkeän kysymyksen Suomen historiallisen muistin säilymisestä. Kirjoituksessa, kuten myös tutkijoiden lukuisissa kannanotoissa, keskiössä on ollut huoli etenkin analogisten aineistojen käytöstä ja Kansallisarkiston toimipaikkaverkostosta.

Huoli tutkijoiden työskentelymahdollisuuksista ja alueellisesta yhdenvertaisuudesta on ymmärrettävä. Kansallisarkisto on viestinyt käynnissä olevista toimintaympäristön muutoksista, jotka perustelevat nyt suunniteltuja toimenpiteitä: fyysisten asiakaskäyntien vähenemisestä, digitaalisten palveluiden käytön kasvusta sekä uudenlaisista tavoista hyödyntää digitaalista datamuotoista aineistoa. Samaan aikaan Kansallisarkiston resursseista on säästetty ja ollaan edelleen säästämässä merkittävästi.

Asiakaskäyttäytymisen muutos

Valtaosa asiakkaista asioi Kansallisarkiston kanssa käyttäen yksinomaan verkossa olevia aineistoja. Digitointi ei ole ainoastaan korvannut tutkijasalikäyttöä, vaan onnistunut tuomaan myös täysin uusia käyttäjiä arkistoaineistojen pariin. Digitaalisen aineiston katseluiden määrä on viime vuosina kasvanut noin 10 % vuosivauhtia, mikä on tärkein tekijä sille, että Kansallisarkiston aineistoja käytetään entistä laajemmin. Entistä enemmän on myös tutkijoita, jotka tekevät dataintensiivistä tutkimusta ja haluavat hyödyntää digitoitujen kuvien sijaan erilaisia data-aineistoja, joita on tuotettu joko digitoiduista aineistoista sisällöntunnistuksen keinoin tai jotka perustuvat alkujaan digitaalisiin arkistoaineistoihin.

Toimintaympäristön muutos näkyy konkreettisesti asiakkaiden tarpeiden entistä voimakkaampana eriytymisenä. Digitaalisen aineiston käytön rinnalla osa asiakkaista tarvitsee tutkimuksessaan analogisessa muodossa olevia aineistoja, mikä on tähän saakka edellyttänyt käyntiä toimipaikassa. Asiakastarpeiden eriytyminen tarkoittaa käytännössä useita eri palvelukanavia, joista jokainen edellyttää resursseja.

Tutkijasalipalvelut jakautuvat nykyisellään yhdeksälle paikkakunnalle. Koronapandemian jälkeen toimipaikkojen asiakasmäärät jäivät pysyvästi alemmalle tasolle. Vain Helsingissä palauduttiin pitkälti pandemiaa edeltäviin asiakasmääriin. Mikään indikaattori ei tällä hetkellä osoita, että fyysisten asiakaskäyntien suunta kasvaisi. Joudutaan siis kysymään, kuinka paljon nykyisen palveluverkon ylläpitoon kannattaa tulevina vuosina investoida ja onko nykyisenlaajuinen palveluverkko enää perusteltu nykyisillä tai jatkuvasti alenevilla asiakasmäärillä.

Vaikka toimipaikkojen määrä vähenee ja digitaalisen toimittamisen malli korvaa tutkijasalien aukioloja, kyse ei ole analogisten palveluiden alasajosta. Kansallisarkistolla on erittäin mittava analogisen aineiston kokoelma, joka sisältää korvaamattomia ja täysin ainutlaatuisia lähdeaineistoja tutkimukselle. Tämän pääsyn haluamme tulevaisuudessa myös tarjota. Samaan aikaan on voitava tunnustaa, että analogisen aineiston käyttömäärät ovat laskeneet niin radikaalisti, ettei niiden käyttö perustele enää nykyisen palveluverkon laajuutta.

Hyvä vai paha digi?

Digitalisaatioon kohdistunut keskeinen kritiikki on ollut, että vasta pieni osa Kansallisarkiston kaikesta aineistosta on digitoitu. Toisaalta on hyvä huomata, että pienen, mutta käytetyimmän aineiston, digitointi on jo vähentänyt fyysisiä asiakaskäyntejä 80 %. Miten asiakaskäyttäytyminen muuttuisi esimerkiksi siinä vaiheessa, jos digitaalisen aineiston määrä kaksinkertaistuisi nykyisestä?

Keskeisenä huolena on esitetty, että digitalisaation myötä analogisen aineiston käyttö marginalisoituu ja että pääsy analogiseen aineistoon vaikeutuu kohtuuttomasti. Digitoimattoman aineiston käyttö pyritään jatkossakin varmistamaan tutkijasaliasioinnilla sekä digitaalisella toimittamisella. Moni on esittänyt huolia digitaalisen toimittamisen mallista jo ennen sen käynnistymistä. Digitaalisen toimittamisen lähtökohtana on mahdollistaa aineistojen käyttö rinnakkain digitaalisena ja fyysisenä, minkä vuoksi malliin kuuluvat avoimet tutkijasalipäivät ja itsepalveluasiointi. Tutkija voi esimerkiksi tutkijasalikäynnillä tutustua laajoihin aineistokokonaisuuksiin, identifioida kiinnostavimmat asiakirjat ja valita digitaaliseen toimittamiseen kiinnostavimmat aineistot, jotka mahdollisesti joka tapauksessa päätyisi itse kuvamaan tutkijasaliasioinnin yhteydessä.

Digitaalinen toimittaminen ja harvempi toimipaikkaverkko edellyttävät jatkossa tutkijalta enemmän suunnitelmallisuutta ja ennakointia arkistojen tutkimisessa. Tämä on hyvä sanoa ääneen. Se ei kuitenkaan tarkoita kuukausien odotusaikoja, kuten Holopainen ja Hopsu esittävät kirjoituksessaan. Kansallisarkiston tavoitteena on nostaa digitaalisessa toimittamisessa kerralla tilattavien aineistojen määriä ja lyhentää toimitusaikoja. Palvelu on jo tässä vaiheessa mahdollistanut pääsyn aiemmin vain analogisessa muodossa säilytettyyn aineistoon monelle sellaiselle asiakkaalle, joille aineistojen tutkiminen tutkijasalissa ei eri syistä ole ollut mahdollista.

Kansallisarkisto osana valtionhallinnon sopeutuksia

Holopaisen ja Hopsun kirjoituksessa nostamat 2,4 miljoonan euron säästöt ensi vuoteen mennessä ja yhteensä 3,3 miljoonan euron säästöt vuoteen 2030 mennessä ovat kiistatta merkittäviä, mutta ne ovat vain osa pidempää kehitystä. Kansallisarkiston toimintamenojen reaaliarvo on laskenut jo pitkään, ja nykykehityksen jatkuessa se olisi vuonna 2029 noin 40 prosenttia pienempi kuin vuonna 2009. Käytännössä määrärahan lasku on näkynyt eniten henkilöstön määrässä.

Keskustelussa säästöistä huomio kiinnittyy usein toimipaikkoihin ja niiden kiinteistöihin, vaikka ratkaisevaa asiakaspalveluiden ja Kansallisarkiston lakisääteisten tehtävien kannalta on henkilöstö. Mikäli toimipaikkaverkostoa ei voida karsia, joudutaan kysymään, mihin tehtäviin ja palveluihin on jatkossa asiantuntijoita. Julkisessa keskustelussa on esitetty myös ”digistä” säästämistä, mutta digitalisoituvassa yhteiskunnassa tuntuisi sangen erikoiselta hankkiutua eroon tulevaisuuden kannalta keskeisestä asiantuntemuksesta sitä varten, että voidaan ylläpitää analogisia palveluita, joita käyttää jatkuvasti vähenevä määrä asiakkaita.

Kansanedustajien kirjoituksessa nostetaan toisaalta esiin valtiontalouden mittava 8–11 miljardin sopeutustarve, mutta toisaalta tuodaan esiin, että sopeutusta ei voi tehdä sokkona ja toivotaan, että Kansallisarkisto voisi olla sopeutusten ulkopuolella jatkossa. Valtionhallinnon budjettivirastona ja noin 300 hengen työnantajana Kansallisarkisto ei voi perustaa toiminnan ja talouden suunnittelua pelkälle toiveajattelulle, että nykyiset säästöpäätökset ehkä peruuntuisivat tai toiveille, ettei valtionhallinnossa jatkossa olisikaan tarve tehdä mittavia säästöpäätöksiä ja ettei Kansallisarkisto olisi niiden kohteena.

Kuten kansanedustajat toteavat, arkistoja koskevien asioiden esillä pitäminen julkisuudessa on erittäin tärkeää ja voi parhaimmillaan auttaa säästöpäätösten kohdentumisessa. Toisaalta julkisen hallinnon säästöpaine vaikuttaa pitkäkestoiselta ja jatkuvalta. Yhden leikkauslistan välttäminen ei välttämättä pelasta enää seuraavalta. Mahdollisten lisärahoitusratkaisujen pitäisi olla luonteeltaan pitkäkestoisia, jotta niiden pohjalta voitaisiin toteuttaa pitkäaikaisia, muun valtionhallinnon tavoitteiden vastaisia toimipaikkaverkostoratkaisuja.

Historiallisen muistin säilyttäminen

Huoli analogisista palveluista on ymmärrettävä. Samaan aikaan vähäiselle huolelle ja keskustelulle on jäänyt digitaalinen murros, jonka parissa kaikki arkistot Euroopassa työskentelevät. Uudet arkistoitavat aineistot muodostuvat digitaalisina. Ne hajaantuvat erilaisille tallennusalustoille, julkaisualustoille, hallinnon tietovarantoihin sekä tietoaltaisiin ja tuhansiin järjestelmiin. Tietoja on mahdollisesti hankala irrottaa alkuperäiseltä alustalta ja todennäköisesti vielä vaikeampaa tulkita ja ymmärtää ilman alkuperäistä käyttöympäristöä. Digitalisaation myötä kaikki arkistot ovat täysin uudenlaisen haasteen edessä. Samaan aikaan arkistojen on edelleen huolehdittava analogisesta aineistosta.

Suomessa julkinen hallinto toimii täysin digitaalisesti ja Kansallisarkiston vastuulla on vastaanottaa ja säilyttää luotettavasti julkisen hallinnon keskeiset rekisterit, tietokannat ja tietovarannot. Kansallisarkisto joutuu ratkaisemaan esimerkiksi paikkatietoaineistojen, sähköpostien ja lukuisten eri tiedostomuotojen pitkäaikaisen säilyttämisen haasteet. Jos Kansallisarkisto epäonnistuu turvaamaan alkujaan digitaalisen tiedon säilymisen, ei digitaalisesta aikakaudesta jää paljon tulevaisuuden tutkijoille.

Kysymys historiallisen muistin säilyttämisestä on huomattavasti laajempi kuin toimipaikkojen määrä tai niiden aukioloaika. Kansallisarkistolla on lukuisia lakisääteisiä tehtäviä ja keskeinen rooli julkisen hallinnon tiedonhallinnan kehittämisessä. Analogisten palveluiden ohella Kansallisarkiston tulee voida suunnata resursseja myös digitaalisen arkistoinnin kehittämiseen tulevia tutkijoita varten.

Lukuisten tutkijayhteisön kanssa käytyjen keskustelujen pohjalta on meille syntynyt käsitys, että olemme lopulta monista asioista samaa mieltä. Tunnustamme digitaalisen aineiston hyödyt ja ominaispiirteet, mutta tunnistamme myös tarpeen analogisen aineistojen saatavuuden varmistamiselle. Tietoaineistojen turvattu säilyvyys ja avoin saatavuus ovat meille kaikille arvoja, joista ei haluta tinkiä. Kansanedustajat toivotamme jatkossakin tervetulleiksi mukaan keskusteluun, sillä juuri heillä on viime kädessä mahdollisuus vaikuttaa käynnissä olevan murroksen resursseihin. Julkisen hallinnon kokonaisuudessa kyse ei ole suurista summista.

Tarvitsemme enemmän yhteistä keskustelua arkistojen tulevaisuuden suunnasta sekä arkistojen roolista tutkimusinfrastruktuurina. Yksittäisten tutkijoiden aineistotarpeiden sijaan keskustelussa olisi hyvä lähteä Kansallisarkiston yhteiskunnallisesta tehtävästä. Toivomme, että keskustelun pohjaksi otettaisiin realistinen näkemys muutosten tarpeellisuudesta ja keskustelu suunnattaisiin tulevien vaihtoehtojen pohdintaan, eikä vain vanhojen rakenteiden itseisarvoiseen säilyttämiseen.

 

Päivi Happonen

pääjohtaja, Kansallisarkisto

Mikko Eräkaski

osaamisalueen johtaja, Asiakkuudet, Kansallisarkisto